La gestión de los simpatizantes, voluntarios, donantes y socios es uno de los mayores retos que tenemos los gestores en las ONG. A menudo nuestros esfuerzos se concentran en las acciones de comunicación y captación, y nos olvidamos o dedicamos menos esfuerzos a todo lo que tiene que ver con la gestión de nuestros contactos.
Muchas organizaciones no lucrativas aún no tienen implantado un customer relationship management (CRM) y utilizan herramientas como Excel o Access. Al principio todos esos datos son manejables, pero a medida que las interacciones con los voluntarios, donantes y trabajadores aumenta, esas herramientas se vuelven un caos.
Entonces, ¿cuál es la solución? Implantar una aplicación CRM. ¿Por qué? Porqué es imprescindible tener todas las comunicaciones de tu ONG y a todos los contactos controlados, eso nos permite fidelizar a nuestros simpatizantes, voluntarios, donantes y socios.
Antes de escoger un CRM deberías tener en cuenta que es fundamental que tanto tú como tu equipo y las diferentes comisiones de tu ONG hagáis uso del CRM. Recuerda que el motivo principal por el que se abandona un CRM es, sin duda, la dificultad de implantación y uso por parte del equipo. Entonces, ¿qué factores debo tener en cuenta en la elección de un CRM?
1. Define claramente tus objetivos
Los sistemas CRM presentan innumerables características y servicios, y es probable que muchos no sean relevantes para tu organización no lucrativa.
2. Precio y calendario de implementación
Implantar un CRM requiere de presupuesto, aunque existen opciones gratuitas, deberás considerar el coste de mantenimiento y la formación de todas las personas que tengan que usar el CRM.
3. Integraciones
Valora que integraciones te permite el CRM con las herramientas que ya utilizas en tu ONG, eso mejorará vuestra productividad. También puedes considerar la posibilidad de utilizar el propio CRM para realizar algunas de las tareas que realizas con esas herramientas, además, resulta muy práctico que el CRM pueda utilizarse cómodamente desde los dispositivos móviles.
4. Alertas y automatización
Es muy importante que el CRM sea intuitivo y puedas automatizar tareas.
5. Tomar una decisión conjunta
Este es el punto más importante. La decisión se debe tomar involucrando a todo el equipo desde el principio, escuchando las necesidades de cada comisión y, por supuesto, ofreciendo la formación necesaria para exprimir al máximo el potencial del CRM.
Llegados a este punto, ¿qué CRM podemos utilizar en nuestra ONG? La respuesta depende mucho de cada organización y se requiere realizar una auditoría de necesidades, de todas formas te propongo que consideres los siguientes CRM:
- SinergiaCRM es una solución CRM estándar para el Tercer Sector desde el Tercer Sector.
- CiviCRM es un es un programa de gestión, de software libre, muy enfocado a las necesidades que tienen las ONG.
- Microsoft Dynamics se ha diseñado para ofrecer una solución de gestión integral. Microsoft proporciona Dynamics a través de DONO.
- Salesforce es uno de los CRM más utilizados en el mundo. Tiene un programa de descuento para ONG.
