Estos últimos días me han llegado algunas preguntas sobre el teletrabajo en una ONG y la mejor manera para coordinarse y minimizar el impacto del coronavirus en su día a día.
Sin embargo, pocas ONG tienen experiencia previa en el trabajo desde casa, aunque se han visto obligadas a adoptar esta medida. A parte de los consejos básicos que se pueden encontrar en los últimos días, que pasan por una buena conexión a internet, fijar horarios y rutinas o establecer un espacio adecuado, hay que tener en cuenta las herramientas disponibles que facilitan el trabajo a distancia. Más allá de las propias de cada ONG, hay que tener en cuenta algunas genéricas, útiles para cualquier tipo de organización sin ánimo de lucro.
Por cierto, si necesitas apoyo para implementar el teletrabajo en tu ONG puedes contratar mi servicio de asesoramiento por horas y hablaremos cara a cara a través de Skype para encontrar el enfoque adecuado en tu entidad.
Trello
Esta herramienta resulta muy útil por varios motivos, pero ante todo por haber sabido trasladar a formato digital lo que antes podía ser una pizarra con cientos de pósit, pero de forma mejorada y sin añadir ningún detalle que sobre.
En Trello pueden trabajar múltiples usuarios a la vez, está disponible en español y además del texto y los esquemas se utilizan los colores para organizar todo el trabajo.
Trello es una herramienta de gestión de proyectos perfecta para cualquier ONG.
Kopano
Es un software de código abierto que incluye funcionalidades para teletrabajar como correo electrónico, calendario, tareas, videollamadas y documentos compartidos.
G Suite
Simple pero potente, G Suite es una excelente herramienta para introducirse en la gestión de proyectos. Puedes utilizar Gmail, el servicio de correo electrónico de Google, para crear grupos de correo electrónico y facilitar así la comunicación interna. También te permite programar reuniones, crear eventos y fechas límite utilizando Google Calendar. G Suite también sirve para establecer recordatorios para ti y las demás personas del equipo y para hacer un seguimiento de lo que debe hacerse. Google Hangouts es una herramienta de videoconferencia simple y fácil.
Google Drive es el lugar para crear, almacenar y compartir documentos y presentaciones. Sube archivos desde tu ordenador para dar acceso al resto del equipo. Puedes crear diapositivas, hojas de cálculo y documentos para editarlos en tiempo real.
WeTransfer
En ocasiones, es necesario compartir archivos de gran tamaño, que no se pueden enviar por correo. WeTransfer te permite compartir grandes archivos.
Telegram
Es una de las mejores aplicaciones de mensajería instantánea, puede servir para comunicarse con el equipo en general pero, es perfecta para resolver dudas o problemas que requieran una respuesta sencilla y rápida. Además, tiene versión de escritorio que facilitan su uso desde el ordenador.
Notion
Notion es una herramienta de gestión de proyectos para equipos o personas que buscan tener un único espacio de trabajo online. Las tres funciones principales de Notion son:
- Wikis: crea una base de conocimientos compartida con el resto de personas de tu organización no lucrativa.
- Documentos: comienza documentos y trabaja de forma completamente colaborativa.
- Tareas: diseña tableros, procesos o listas de tareas.
Notion te ofrecerá toda la flexibilidad que tu ONG pueda necesitar, eso sí, no te dará un diseño inicial que te ayude a organizar tareas y roles.
Slack
Slack es una de las herramientas más imprescindibles en los equipos de una ONG ya que soluciona uno de los problemas más comunes que hay en las organizaciones, la falta de comunicación.
En Slack, tu ONG puede mantener conversaciones en diferentes canales, aquí se concentran todos los mensajes, herramientas y archivos, lo que ahorra tiempo e incentiva la colaboración dentro del equipo. Los canales se pueden ordenar por comisión, proyecto, subvención o según las necesidades de tu organización.
Los miembros de tu ONG pueden unirse a los canales y salir de ellos cuando quieran; no como con esas interminables cadenas de correos. Los hilos permiten tener conversaciones paralelas para no entorpecer el tema o el proyecto principal.
Además, en Slack encontrarás tus herramientas y servicios en el mismo lugar donde tu ONG se comunica. La información deja de estar aislada en una bandeja de entrada y fluye libre por los canales compartidos de la organización.
Por eso, las ONG que usen Slack van a saber que sucede en cada momento dentro de la organización, además en el caso de querer enviar un mensaje se puede hacer directamente a una persona sin intermediarios ni perdiendo el tiempo.
Zoom
Zoom es una herramienta de videoconferencias. Este programa unifica las videoconferencias en la nube, las reuniones en línea sencillas, la mensajería de grupo y una solución de sala de conferencias definida por software en una plataforma fácil de usar.
No solamente ofrece llamadas a través de video sino además permite escribir mensajes al mismo tiempo y compartir cualquier archivo con los demás usuarios.
