Las personas que participan en la gestión de proyectos en una ONG no tienen tiempo que perder y es importante que cada miembro del equipo tenga claro los objetivos y las acciones que debe realizar. En ocasiones puede ser difícil hacer un seguimiento de los cambios de roles y asegurarse de que el trabajo se completa de forma correcta.
Afortunadamente, existen algunas herramientas de administración de proyectos simples y fáciles de usar que pueden ayudarte a organizar y a priorizar tareas. Te he preparado una comparativa y analizado cada una ellas para que puedas decidir la que mejor se adapta a tu organización no lucrativa.
G Suite
Simple pero potente, G Suite es una excelente herramienta para introducirse en la gestión de proyectos. Puedes utilizar Gmail, el servicio de correo electrónico de Google, para crear grupos de correo electrónico y facilitar así la comunicación interna. También te permite programar reuniones, crear eventos y fechas límite utilizando Google Calendar. G Suite también sirve para establecer recordatorios para ti y las demás personas del equipo y para hacer un seguimiento de lo que debe hacerse. Google Hangouts es una herramienta de videoconferencia simple y fácil.
Google Drive es el lugar para crear, almacenar y compartir documentos y presentaciones. Sube archivos desde tu ordenador para dar acceso al resto del equipo. Puedes crear diapositivas, hojas de cálculo y documentos para editarlos en tiempo real.
Trello
Es una herramienta gratuita que te permite organizar tus tareas y proyectos de forma colaborativa. Además, puedes añadir una fecha final, un responsable, ficheros adjuntos o comentarios.
Trello funciona muy bien en la gestión de proyectos en una ONG porque es visual. Otra ventaja de Trello es que permite integraciones con otras herramientas como Slack o Google Calendar.
Se basa en el método Kanban para gestión de proyectos, con tarjetas que se mueven por diferentes estados: así, se suele tener una lista de cosas por hacer (pendientes), una lista de cosas que se están haciendo (en proceso) o una lista de cosas hechas (terminadas).
Notion
Notion es una herramienta de gestión de proyectos para equipos o personas que buscan tener un único espacio de trabajo online. Las tres funciones principales de Notion son:
- Wikis: crea una base de conocimientos compartida con el resto de tu personas de tu organización no lucrativa.
- Documentos: comienza documentos y trabaja de forma completamente colaborativa.
- Tareas: diseña tableros, procesos o listas de tareas.
Notion te ofrecerá toda la flexibilidad que tu ONG pueda necesitar, eso si, no te dará un diseño inicial que te ayude a organizar tareas y roles.
Slack
Slack es una de las herramientas más imprescindibles en los equipos de una ONG ya que soluciona uno de los problemas más comunes que hay en las organizaciones, la falta de comunicación.
En Slack, tu ONG puede mantener conversaciones en diferentes canales, aquí se concentran todos los mensajes, herramientas y archivos, lo que ahorra tiempo e incentiva la colaboración dentro del equipo. Los canales se pueden ordenar por comisión, proyecto, subvención o según las necesidades de tu organización.
Los miembros de tu ONG pueden unirse a los canales y salir de ellos cuando quieran; no como con esas interminables cadenas de correos. Los hilos permiten tener conversaciones paralelas para no entorpecer el tema o el proyecto principal.
Además en Slack encontrarás tus herramientas y servicios en el mismo lugar donde tu ONG se comunica. La información deja de estar aislada en una bandeja de entrada y fluye libre por los canales compartidos de la organización.
Por eso, las ONG que usen Slack van a saber que sucede en cada momento dentro de la organización, además en el caso de querer enviar un mensaje se puede hacer directamente a una persona sin intermediarios ni perdiendo el tiempo.
