Entramos en la recta final del año y muchos de nuestros proyectos se han cerrado o se encuentran en su fase final. Si tu organización no lucrativa ha recibido financiación procedente de subvenciones públicas, puede ser que en breve tengas que justificar el apoyo recibido.
Aquí tienes algunos consejos para hacer una buena justificación de subvenciones:
1. Seguir los formularios y las guías de apoyo
Las administraciones públicas establecen unas bases para cada convocatoria y a menudo obligan a justificar los proyectos mediante unos formularios concretos, debes usarlos y evitar crear documentos diferentes para la justificación, te ahorrarás problemas.
También suelen ofrecer instrucciones o guías apoyo para cumplimentar adecuadamente cada subvención, aprovecha cuidadosamente estas indicaciones para evitar errores en la justificación.
En el caso de que tengas dudas importantes, siempre puedes contactar con los técnicos de la administración pública, seguro que te ayudarán a resolver tus preguntas.
2. Hacer un registro durante todo el proyecto
En el transcurso del proyecto debes registrar las actividades que se llevan a cabo, el nivel de participación, las incidencias que se producen, los resultados que se obtienen y los recursos utilizados. Llevar un registro diario o semanal te facilitará el trabajo de justificación de subvenciones.
Es importante reflexionar sobre la información que se va a recopilar y cómo se quiere hacer, estandarizar al máximo el proceso permite que cualquier persona lo pueda realizar.
3. Presentar correctamente la documentación
En primer lugar, debes revisar las bases de la convocatoria. Quizás se incluye un modelo de memoria o se exigen datos concretos para justificar la subvención. La memoria debe ser sintética, clara, breve y aportar todos los datos exigidos, evita añadir información que no aporte valor.
Los elementos que suele incluir una memoria son:
- Portada con los datos del proyecto y la organización.
- Resumen del proyecto con el grado de consecución de los principales objetivos.
- Explicación del proyecto, con mención a las dificultades y las variaciones realizadas respecto al proyecto aprovado por la administración pública. También hay que exponer los resultados cualitativos y cuantitativos, puedes añadir los datos de encuestas de satisfacción.
- Memoria económica: resultados económicos del proyecto, con la relación de facturas y pagos realizados. Si ha habido desviaciones debes indicar los motivos.
- Conclusiones: sirve para argumentar el sentido del proyecto y la posible continuidad del mismo, es interesante dar a conocer las posibles mejoras detectadas de cara a otras convocatorias.
- Anexos con fotografías, vídeos, materiales impresos, etc.
4. Realizar una evaluación profunda de resultados
La evaluación es un elemento fundamental en la ejecución de cualquier proyecto y en la justificación de subvenciones. Debes conocer claramente cuáles han sido los resultados obtenidos y si son atribuibles a las intervenciones planificadas. Al fin y al cabo, es lo que justifica la inversión realizada durante el proyecto.
En la formulación del proyecto hay que fijar lo que se medirá y cómo se medirá (indicadores, metodología, cronograma de la evaluación, etc.).
Recuerda que los resultados pueden ser cuantitativos y cualitativos, en ambos casos, siempre hay que hacer el esfuerzo de que la evaluación sea objetiva.
5. Llevar un control financiero
Las bases de cada convocatoria establecen que conceptos se pueden solicitar y cómo proceder a la justificación de las subveciones. Si es necesario justificar la totalidad del proyecto o sólo la cantidad subvencionada y los requisitos que deben cumplirse en la presentación de las facturas.
El equipo técnico o financiero debe marcar los límites o disponibilidades presupuestarias que hay en cada área del proyecto, también debe hacer un control semanal de los gastos, para que después sea más fácil hacer la justificación económica y evitar desviaciones económicas en el proyecto.
Recuerda que en una factura debe constar el emisor de la factura, el receptor, la fecha, el concepto y el impuesto aplicado.
Finalmente, es recomendable hacer un ejercicio interno en tu organización, para valorar y extraer las lecciones aprendidas durante el proyecto, y plantear la continuidad, la modificación y los cambios de futuro que sean necesarios.
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