Independientemente del tamaño de tu ONG, llegará un momento en que necesitarás mantener todas las interacciones que se producen integradas en un único lugar, por eso es importante entender por qué usar un CRM y qué opciones tiene tu ONG.
En este artículo te quiero hablar de CiviCRM, un CRM de código abierto para ONG. CiviCRM te permite registrar y administrar información acerca de las diversas personas y organizaciones con la que interactúa tu ONG, solicitar donaciones a través de la página web o hacer campañas concretas de fidelización, por poner tres ejemplos.
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Historia de CiviCRM
CiviCRM comenzó en 2004 liderado por Dave Greenberg, Donald Lobo y Michal Mach. Los fundadores tenían mucha experiencia trabajando con herramientas de gestión para organizaciones sin fines de lucro. El grupo fue influenciadon muy pronto Zack Rosen y Neil Drumm, quienes les convencieron para utilizar Drupal como pilar fundamental de CiviCRM. Esta decisión ha permitido que los desarrolladores hayan sido capaces de aprovechar la funcionalidad que ofrece Drupal, liberando el equipo para centrarse en la construcción de las funcionalidades necesarias para hacer un gran CRM.
En 2005 la primera versión de CiviCRM fue lanzada con dos de los módulos del núcleo: CiviMail y CiviContribute.
Desde los primeros días CiviCRM ha construido una gran comunidad de usuarios y colaboradores, ahora hay más de 10.000 organizaciones en todo el mundo usando CiviCRM y ya cuenta con 8 módulos básicos y componentes adicionales de terceros.
Módulos de CiviCRM
- CiviContribute: es un componente para captación de fondos y gestión de las donaciones. También te permite crear rápida y fácilmente páginas personalizadas para aceptar donaciones en línea. CiviCRM cuenta con una extensión específica que permite emitir el Modelo 182 directamente desde el CRM.
- CiviMail: permite el envío masivo de correos electrónicos, puedes crear boletines electrónicos o envíos específicos según las necesidades que tengas.
- CiviMember: los miembros de tu organización se pueden registrar y, si fuera el caso, el sistema permite gestionar sus cuotas de afiliación, cubriendo todo el ciclo de pagos recurrentes de manera automática.
- CiviEvent: ofrece un completo conjunto de herramientas para la creación y ejecución de eventos y el registro de personas asistentes.
- CiviReport: se pueden configurar diferentes informes sobre el estado de la ONG sobre los datos de CiviCRM.
- CiviCampaign: te permite consolidar información acerca de eventos, actividades, contribuciones y mailings bajo un único «paraguas», las campañas. Así puedes realizar un seguimiento de los esfuerzos concretos.
- CiviCase: puedes gestionar los flujos de trabajo de todos los proyectos de la organización.
- CiviGrant: es un módulo diseñado para ser utilizado por las organizaciones apoyan a otras entidades, por ejemplo, un premio o una beca que otorga una fundación.
CiviCRM se integra con Drupal, Joomla y WordPress. La integración con un gestor de contenidos abre muchas posibilidades. Los visitantes de la página web de tu ONG pueden realizar a cabo muchas actividades por su cuenta, como actualizar sus datos de contacto, registrarse a eventos, solicitar información por correo electrónico o hacer una donación online. Usando CiviCRM puedes compartir parte de los datos del CRM, por ejemplo, información de una actividad, con los visitantes de la página web.
Consideraciones al usar CiviCRM en una ONG
CiviCRM es una herramienta muy potente, por eso se requiere que las personas que vayan a interactuar con el CRM sepan manejarlo con soltura, eso sucede con la mayoría de CRM.
Además, necesitarás parametrizar el lenguaje y el flujo de trabajo dentro de CiviCRM, de base el CRM te ofrece los suyos propios pero muy probablemente tendrás que reflexionar acerca de la situación de tu ONG y las necesidades específicas que tiene.
Por otra parte, aunque la comunidad de código abierto alrededor de CiviCRM ha conseguido una traducción muy completa de este software al castellano, aún faltan algunos aspectos que no son sencillos de traducir.
Finalmente, antes de implementar un CRM, ya sea CiviCRM o otro cualquiera, involucra a todo el equipo desde el principio, escuchando las necesidades de cada persona y, por supuesto, ofreciendo la formación necesaria para exprimir al máximo el potencial del CRM.
